إدارة الفعاليات 101 3 خطوات للترفيه الناجح ✽

إدارة الأحداث 101
3 خطوات للترفيه الناجح

يتبع مديرو الأحداث المحترفون الناجحون دائما هذه الخطوات الثلاث للتحكم في مواطن الخلل وعدم تعريض حدث رائع للخطر.
سيسمح لك اتباع هذه الخطوات الثلاث بمعرفة ما يصلح وما لا يصلح للأحداث المستقبلية.

الخطوة 1: التخطيط

اطبع هذا الاقتباس وشنقه "الفشل في التخطيط هو التخطيط للفشل" < br /> كل ما يتم القيام به بدون خطة هو فشل كبير إن لم يكن على الفور ، فسيكون على أقساط.

تخيل النظرة على وجه رئيسك إذا نسيت التخطيط لتسلسل العروض التقديمية أو إذا كان عدد المقاعد غير كاف!

ابدأ دائما بالتخطيط الاستراتيجي وإشراك أصحاب المصلحة

الاستراتيجية تفوز:

التخطيط الاستراتيجي يجعل الخطط كاملة. يجب مراعاة مفهوم 5 W و 1 H: لماذا ومتى ومن وماذا وأين وكيف.

لماذا تنتج الحدث - ما هي أهداف شركتك؟
متى سيعقد؟
من (وكم) سيحضر ، والتركيبة السكانية؟
ماذا سيكون الموضوع ، أو "فيبي"؟
أين سيقام الحدث؟
كيف ستقدم قيمة (وتسلي) الضيوف؟
كم تستثمر: ما هي ميزانيتك وكيف ستخصصها؟


كن منظما
اجعلها بسيطة ومنظمة تعقيد الأمور يعني أن الأساس خاطئ وسيجعل مرحلة التنفيذ متاعب لا تنتهي أبدا.

احتفظ بدفتر ملاحظات واحد أو ملف لمشروعك واكتب كل شيء.
قم بتحديث قائمة المهام الخاصة بك ووضع علامة على المهام عند الانتهاء
تعرف مسبقا على جميع المهل الزمنية والمواعيد النهائية للحجز

التخطيط الفعال يعني أنك لا تضيع وقتا ثمينا في التساؤل أو التخمين الثاني أثناء مرحلة التنفيذ

النهج الاستشاري
مناقشة الخطط وتبادلها بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة الآخرين ، وهذا يضمن لك الحصول على نتائج أفضل. قد يشارك فريقك تجربتهم أو لديهم أفكار جديدة مثيرة للاهتمام للنظر فيها ، حيث رأوا ما نجح بشكل جيد في الماضي.

 
الخطوة 2: التنفيذ

في هذه المرحلة ، يتم وضع الخطط موضع التنفيذ. هذا هو المكان الذي ينشغل فيه معظم وقت المدير. يتكون تنفيذ الحدث من جزأين رئيسيين:

التمهيد: التحضير في الفترة التي تسبق الحدث

وقت العرض: ما يجب القيام به خلال الحدث


تنفيذ الفترة التمهيدية:

1- المكان

● التاريخ / الوقت المتاح < br / > ● مساحة كافية / مقاعد < br / > ● الأجواء المناسبة والبرق
● خيارات النقل < br / > ● حدد القوائم (أو المطاعم الخارجية) < br / > ● اقرأ الأسعار والعقود بعناية (اطلب المساعدة إذا لم تكن متأكدا) < br / > ● قم بالحجز < br / >  

2- الترفيه

قد يكون حجز الترفيه أمرا صعبا ، تأكد من حصولك على الفنانين المناسبين لأسلوب الحدث الخاص بك. قد يكون حجز دي جي موسيقي منزلي صارم لحضور حفل زفاف كارثة.

قبل اختيار الفنانين ، ضع في اعتبارك أهدافك من الحدث ، وتنسيق الحدث ، وتكوين الجمهور ، وميزانيتك.


3- Theming

● ضع في اعتبارك مرة أخرى تكوين الجمهور وأهدافك
● هل لديك ديكورات داخلية أم أنك ستشتريها؟ أو هل لديك ميزانية لطرف ثالث يمكنه توفير هذا لك؟
● تعرف على المساحة ، من أين يأتي الضوء؟ هل لديك طاولات وكراسي؟ هل هناك مظلات؟ هل لها سقف؟< غرفة نوم /> ● تنظيم أي لافتات مطلوبة


4- المعدات < br / > < br / > ● قم بعمل قائمة بالمعدات اللازمة من قبل المقدمين والفنانين ومعرفة ما إذا كان يمكن توفير أي منها من قبل المكان.
● أرسل للمورد الخاص بك المعدات المطلوبة في قائمة مع طراز وطراز كل عنصر. < br / >
5- الترويج

● أرسل دعواتك إلى ضيوفك أو أطلع وكالة العلاقات العامة / الإعلان الخاصة بك على من يمكنه القيام بذلك نيابة عنك.
● قم بالترويج لحدثك على المنصات المطلوبة (موقع الويب ، وسائل التواصل الاجتماعي ، التلفزيون / الراديو ، البريد الإلكتروني) والحفاظ على اتساق جميع عناصر التصميم

وقت العرض < فرع / > < غرفة نوم / > ● الوصول مبكرا: نقترح قبل 4 ساعات على الأقل من وقت بدء الحدث ، لتغطية أي مفاجآت غير متوقعة في اللحظة الأخيرة.< / > ● إدارة المواهب: تأكد من أن كل فنان يعرف متى وأين يجب أن يكون ، واجعله على دراية بالمكان (اصطحبهم في جولة إذا لزم الأمر).
● ورقة التشغيل: راقب عن كثب الإجراءات مقابل ورقة التشغيل وأبلغ عن أي تغييرات في اللحظة الأخيرة يجب إجراؤها.
● التصوير الفوتوغرافي: استأجر مصورا محترفا أو اسأل صديقا / زميلا يتمتع بمهارات تصوير جيدة وكاميرا عالية الجودة.
● اجمع التعليقات: اترك نماذج التعليقات على الطاولة و / أو دردش مع الحاضرين لمعرفة أفكارهم.


الخطوة 3: تقييم

اجمع التعليقات حول ما سار بشكل جيد وما يحتاج إلى تعديل أو تغيير. اجمع هذه المعلومات من الحاضرين والزملاء والمندوبين والمديرين وأصحاب المصلحة.
سيساعدك هذا على معرفة عيوبك وكيفية تحسين أحداثك في كل مرة.
أرسل لهم العروض الترويجية أو الخصومات لتشجيعهم على إرسال ملاحظاتهم.


هذا كل شيء ، الآن لديك كل المعلومات اللازمة لبدء الحدث الخاص بك. إذا اتبعت عمليات التخطيط والتنفيذ والتقييم كما ذكرنا ، فستحقق نتائج عالية الجودة.

تعرف على افضل شركات ادارة مناسبات فى مصر من هذا الرابط: https://www.entasher.com/serviceprovider/84/Events-Management-Companies